幹事の依頼から当日の流れまで!結婚式二次会の準備マニュアル♪

2016.11.12 二次会

結婚式の後と言えば、、、そう!二次会です!幹事選びや段取りなどの準備が二次会の成功失敗を分けてしまいます!【皆が楽しめる素敵な二次会にしたい】とどの新郎新婦も考えていると思います☆
そんな新郎新婦の味方になる二次会段取りマニュアルです!

二次会幹事選びのポイント

長年の友人など、信頼できる人

たくさんのお願いごとや金銭のやり取りがある為、信頼できる人に頼みましょう。二次会幹事の経験がある人や、協調性があり、企画イベントが好きな人等がおすすめです。

幹事のベスト人数は4人

仕事が多いのでたくさん幹事さんを募りたい所ですが、多すぎるとまとまらないので、4名がベストです。新郎新婦の共通の友人にお願いできれば一番なのですが、なかなか難しいので、実際は新郎、または新婦のどちらかの友人グループに頼むか、双方とも数名ずつの友人に頼むというパターンが多いです。また、職場結婚の場合は、会社の同僚に依頼するケースもあります。
ふたりが間に入り、フォローし合える関係を作るのが理想です☆後でもめないよう、精一杯気を配りましょう!

基本的な流れ

4,5か月前~幹事決定

●幹事を決定する
新郎側・新婦側の両方から必ず幹事を出さなければならないという決まりはありませんが、できれば幹事グループには男性・女性の両方がいた方が良いです。幹事が男性のみだと、余興やゲームなどの演出で、女性側からの視点に欠ける場合がありますし、逆もまた同様です。できるだけ早い段階で直接会ってお願いするのと丁寧です☆

●ゲストをリストアップ
会場探しの目星をつけるためにもおよその参加人数をリストアップします。結婚式や忘年会の重なる時期は意外と来られないゲストが多いので、そのこともふまえて人数設定をしましょう。

●新郎新婦と幹事の顔合わせ
新郎新婦は直接会って改めて幹事のお願いと、全員で誰が何をするか大まかな段取りについて打ち合わせをしましょう。すべてお任せしてしまわず、どんな二次会にしたいか事前に新郎新婦の二人がイメージしておくことが大切です☆

3,4か月前~会場決定

●会費、予算を決める
二次会を会費制にするのであれば、まずは会費の予算を決定する。また、会費制にしない場合はパーティ演出や景品、ギフトにかかる予算も合わせて算出します。新郎新婦は自己負担できる金額をあらかじめ見積もっておくと、その後の会場選びの目安にもなるので便利です。

●会場探し&決定
披露宴からの引き続きの人は、引き出物があるので会場が遠いと不便になります。結婚式と同じ日取りに二次会を開く場合は、式場と近い場所や移動が楽な場所にしておくのがよいです。混雑シーズンの人気会場は早め予約が鉄則です。打ち合わせを兼ねて幹事さんと食事会をしてもいいですね。

1、2か月前~招待

●招待状&出欠確認
最近は携帯メールやLINEで案内を送るパターンが多いです。何人かのゲスト代表に返事のとりまとめをお願いすると返事の促進にやきもきしなくてよいので安心です。個人情報の取り扱いには充分配慮して下さい!
「二次会全体で使えるお金の総額」を決めるためにも、人数把握は重要です。参加するゲストの顔ぶれにあわせて席順や演出を考える時も役立てれます。当日の受付けで使う【参加者リスト】も作成しましょう!

●予算を再確認
正確な収入が確定したら、演出や景品などに使える費用を割り出します。必ず幹事さんや会計担当と共有しましょう。

●演出、企画を決める
会場にあるマイクやプロジェクター、音響などの備品・設備の確認や、自分達で用意する場合の持ち込み料やNG事項について確認を忘れないようにしましょう。また、余興やスピーチをお願いする場合は早めに行いましょう。

直前~最終確認

 

●備品購入
景品やゲームに使う備品の購入リストを作成し購入します。領収書は保管をし会計で管理する。新郎新婦は経過の把握をしておきましょう。

●最終確認
人数によって料理やギフトの数が変わってくるので、遅くても二次会当日の1週間前にはゲスト人数の確定をしましょう。当日欠席者が多少出ても大丈夫なように、予算は余裕を持って確保しておくのがベストです。音響などの設備に不具合がないかも要確認です。

当日

お店の人に挨拶
二次会当日は会場スタッフとのやりとりは結構あるので、特に幹事さんの顔は必ず覚えてもらうようにしましょう。

●受付
幹事さんは「会費を集める人」「名簿をチェックする人」「席に案内する人」などの役割分担を行いましょう。お釣りの渡し間違えに注意が必要です!また、会費が4,500円のようにお釣りに小銭がいる場合は、事前にお釣り用の小銭の準備も忘れない様にしましょう。

●運営
【時間がおす】などのトラブルはつきものです。冷静に対処しましょう!

●片付け、三次会へ誘導
終了後は片づけや清算を済ませ、お店にお礼のあいさつをします。さらに三次会がある場合は速やかに会場へ誘導を行いましょう。

成功の為の押さえ所!

新郎新婦と幹事の顔合わせ&打ち合わせは必ず!

幹事依頼が終わった後はまず、新郎新婦で顔合わせ&打ち合わせを行う機会を設けましょう。新郎新婦を交える事で幹事さん同氏が初対面でも打ち合わせし易くなり2人の二次会の希望も正確に伝える事ができます。

~顔合わせの際の確認ポイント~
●何人に声をかけているのか(かける予定か)
●会計、司会などの役割を決める
●式次第(ケーキカット・ファーストバイトの有無、ウェルカムスピーチ、お開き前の挨拶はどちらがやるのか、など)
●乾杯の挨拶をお願いする人
●ゲーム、企画内容(どんなことがしたい、歓談との割合などの希望を伝える)

演出&企画

●盛り上がるサプライズ
新郎から新婦へ、ゲストから新郎新婦へ等、贈り物や手紙などのサプライズは会場がとても盛り上がります!サプライズを考えているならこっそり幹事さんに相談をしてサプライズの計画を練りましょう☆

●ゲーム
皆で楽しく盛り上がるゲームを考え全員が参加したくなる景品を考えましょう!絆が深まるグループゲームは知らない人とも気軽に関わりあえるのでおススメです☆
ゲームを探すならココ→盛り上がり100%☆結婚式の二次会ゲームはこれだ!

進行

会場にもよりますが、大半は2時間の二次会の進行を考えます。スピーチや挨拶の時間なども考慮し、演出に使える時間を計算します。当日【時間がおす】のはよくあるので少し余裕があるスケジュールを考えましょう!

●雛形タイムスケジュール
・新郎新婦入場(5分)
・ウエルカムスピーチ(5分)
・乾杯(5分)
・ウエディングケーキ入刀(5分)。
・歓談(30分)
・演出&企画【ゲームや余興サプライズ等(40分)】
・歓談(10分)
・新郎(新婦)謝辞(10分)
・お開き・送賓(10分)

大まかな流れなので配置や内容、時間は新郎新婦のお好みでアレンジします。ゲームの割合を増やしたい新郎新婦ならゲーム時間を大幅に増やし、歓談重視ならゲームの時間を減らすなどして、タイムスケジュールの調節をしましょう!タイムスケジュールは表にするなどして共有を忘れないようにしましょう。

準備段階は新郎新婦が主流!?

会場探しや予約を新郎新婦がするのが最近は多くなっています。式場を押さえるときに二次会会場をセットで探す人が多いのかもしれません。招待状や出欠確認も新郎新婦が多いです。準備段階は新郎新婦がリードするのが主流なようです!積極的に協力しましょう☆
どこからどこまでの準備をお願いしたいのか明確にして混乱しないようにしましょう。完全に幹事さんに任せにするのはマナー違反です!連絡は密にとり合い、必要なら新郎新婦も手伝いましょう☆

幹事を頼むのが難しい

皆が仕事や育児で忙しかったり、近くに住んでいる友人が少なかったりで、幹事を頼める人がいないということがあるかと思います。その場合は【二次会の幹事代行会社】を利用するという方法もあります。会場の提案から当日の司会進行、音響や映像の操作、プチギフトの手配まで、すべてをプロに任せられます。

パックプランになっている場合は、希望の演出に対応してもらえないこともありますので、事前に確認が必要です。また、新郎新婦みずからが結婚式二次会の幹事をし、当日の司会進行や受付を別の友人に頼むという方法もあります。

連絡を大切にしながら

幹事と新郎新婦間の情報共有を大切にして、連絡をマメに取り合いましょう。定期的に関わる事で新郎新婦は現状把握もでき安心できますし、お願い事や頼みごとをお互いにし易くなります。

最近はLINEでグループを作り連絡を取りやすくなっています!SNSを活用して連絡を取り合い幹事さんのサポートを心がけましょう☆

最後まで楽しむために二次会準備も大切に!

参考になりましたか?二次会も多くの準備が必要で油断できませんが、後回しにせずに準備をすれば良いものになります!

誰に何をどこまで依頼するか整理しながら、最高に楽しい二次会にしてください♪


nari

nari

2015年にお気に入りの式場で挙式?花嫁さんのこだわりの結婚式にする手助けができるように頑張ります。


TOP画像出典: blesswedding.jp